Das Druckerdilemma in Coworking Spaces lösen

Das Druckerdilemma in Coworking Spaces lösen

Überall auf der Welt schießen Coworking Spaces aus dem Boden. Es wird erwartet, dass die Coworking Space-Branche weiterhin schnell wächst , da die Nachfrage nach flexiblen Arbeitsräumen wie den beliebten Coworking Spaces WeWork, The Wing und Industrious steigt.

Es gibt jedoch eine klitzekleine Sache, die die Benutzer frustriert – das Drucken.

Heute werde ich dieses klitzekleine Problem ein für alle Mal lösen. Aber zuerst ein paar Hintergrundinformationen …

Coworking Spaces gibt es überall

Laut coworker.com gibt es in den USA 1.794 verschiedene Coworking Spaces zur Auswahl. Im Vereinigten Königreich sind es über 500 und in Australien 300. Es gibt eine große Vielfalt an Spaces, von zwanglosen Drop-Ins über langfristige und entspannte bis hin zu supergroßen Firmenspaces. Gitnux berichtet , dass es weltweit etwa 18.700 Coworking Spaces gibt und dass diese Zahl bis Ende 2024 auf bis zu 41.975 ansteigen könnte.

Ich habe ein paar Mal in einem Coworking Space in Neuseeland gearbeitet und es hat mir sehr gefallen! Es war ein Traum von Zusammenarbeit, Lernen und Nachhaltigkeit. Coworking Spaces bieten nicht nur einen Arbeitsplatz, sondern oft auch Vergünstigungen. Es herrschte ein echtes Gemeinschaftsgefühl. Ich habe an der Kaffeemaschine ein paar interessante Leute kennengelernt und es gab einen süßen Hund, Roxy.

Ich habe im Coworking Space nie einen Drucker benutzt. Es war einfach zu beängstigend. Ich war oft mit den Druckereinstellungen nicht vertraut. Dies führte zu Druckfehlern wie beidseitigem Drucken, falscher Seitenausrichtung oder falschen Druckeinstellungen. Etwas so Einfaches wie das Ausdrucken von Besprechungsprotokollen konnte sich sowohl für mich, die Person, die druckte, als auch für die Leute, die das Drucksystem verwalteten, in einen Albtraum verwandeln. Und wenn ich als Endbenutzer schon so große Probleme hatte, kann ich mir nur vorstellen, wie frustrierend das Drucken für diese armen IT-Abteilungen/Systemadministratoren sein konnte!

Problem des Druckens in Coworking-Bereichen lösen

Womit genau haben Benutzer beim Drucken in Coworking Spaces zu kämpfen? Zu den häufigsten Druckproblemen gehören:

1. Verbindungsprobleme: Manchmal ist der Drucker nicht richtig mit dem Netzwerk verbunden, was zu Druckfehlern führt.

2. Treiberbereitstellung: Wenn die Druckertreiber nicht richtig installiert oder veraltet sind, kann es zu Druckproblemen kommen.

3. Wenig Tinte oder Toner: In Coworking-Bereichen ist die Druckernutzung häufig hoch, was zu niedrigen Tinten- oder Tonerständen führen kann. Dies kann zu Ausdrucken von schlechter Qualität führen oder das Drucken ganz verhindern.

4. Druckerkompatibilität: In Coworking-Spaces können Drucker verschiedener Hersteller vorhanden sein und beim Drucken von unterschiedlichen Geräten aus können Kompatibilitätsprobleme auftreten.

Glücklicherweise funktioniert PaperCut nur in Coworking-Umgebungen. Hier erfahren Sie, wie PaperCut allen in einem Coworking-Bereich das Leben erleichtern kann.

Kostendeckung

In diesen Umgebungen ist die Verwaltung des Drucks ein Muss, um die Kosten wieder hereinzuholen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Personen/Unternehmen die von ihnen geleisteten Druckvorgänge in Rechnung zu stellen.

Ein Beispiel: Sie können jedem Benutzer/Unternehmen ein Kontingent zuweisen und die Kosten mit den monatlichen Gebühren verrechnen. Wenn das Limit erreicht ist, können Sie zusätzliche Druckaufträge abrechnen. Mit über 50 Berichten mit nur einem Klick haben Sie vollständige Übersicht über alle Druckvorgänge in Ihrer Umgebung.

Es besteht auch die Möglichkeit, PaperCut in eine Coworking-Space-Management-Software zu integrieren, um die Rechnungsstellung an Benutzer und den Geldempfang noch einfacher zu machen, was mich zu folgendem führt …

Integrationen

Integrieren Sie PaperCut mit Abrechnungssystemen oder Zahlungsgateways von Drittanbietern, wie etwa PayPal.

Sie haben vielleicht schon von Nexudus gehört, einer gemeinsamen Plattform zur Verwaltung von Coworking Spaces. Sie haben die schwere Arbeit für ihre Kunden übernommen und eine Integration in die PaperCut-Software erstellt. Sie können Benutzern erlauben, ein negatives Guthaben auf ihrem PaperCut-Konto zu haben, und diese Daten werden abgerufen, um die Rechnungsstellung an Kunden zu automatisieren, nicht nur für das Drucken, sondern auch für die Raummiete. Sie müssen die Druckkosten also nicht manuell über PaperCut berechnen.

Offiziell stehen mehr als 50 PaperCut Integrationen zur Verfügung (inoffiziell sind es Hunderte).

Mobiles Drucken und BYOD-Drucken (Bring Your Own Device)

Mobility Print – unsere BYOD-Lösung – ist ein absoluter Lebensretter in einer Coworking-Umgebung. Sie können buchstäblich von jedem Gerät aus drucken, das Sie in den Coworking-Bereich mitbringen. Smartphones, Tablets, Laptops, Chromebooks, was auch immer.

Mit ein paar einfachen Schritten können Benutzer schnell jeden Drucker finden und darauf drucken, ohne die Hilfe eines Technikers zu benötigen. Sie müssen keine Treiber suchen, keine Domänen beitreten und das Beste daran ist, dass jeder Benutzer seine Identität bestätigen muss, bevor er drucken kann. So wird sichergestellt, dass alle Druckvorgänge genau verfolgt und abgerechnet werden, was die Berichterstellung und Kostenerstattung zu einem Kinderspiel macht. So einfach ist das.

Benutzer, die häufig einen Coworking-Space nutzen und von zu Hause aus drucken und die Dokumente vor Ort abholen müssen, können mit der Cloud Print-Funktion remote drucken. Drucken Sie von außerhalb des Netzwerks auf Windows-, Chromebook- und Mac-Geräten. Drücken Sie auf Ihrem Gerät zu Hause auf „Drucken“, kommen Sie auf einen Kaffee im Café vorbei und holen Sie Ihr Dokument ab, wenn Sie im Coworking-Space ankommen. Cloud Print-Aktivierung für unterwegs.

Eingebettete Lösung und sichere Druckfreigabe

Haben Sie schon einmal CRL+P gedrückt und sind zum Drucker gerannt, damit niemand sieht, was Sie drucken? Mit PaperCut MF und sicherer Druckfreigabe sind diese Zeiten längst vorbei. Sie können Ihren Druckauftrag sicher freigeben, wenn Sie am Drucker stehen, per Passwort, PIN oder Magnetkarte. Das ist entscheidend, wenn Sie sich ein Gebäude mit anderen Unternehmen teilen und geheime Start-up-Ideen verbergen.

Die eingebettete Lösung verfolgt auch Kopieraufträge und eröffnet Ihnen die Welt des Scannens . Einfaches Scannen per E-Mail, in Ordner oder in den Cloud-Speicher und Umwandeln von Dokumentscans in intelligente Dokumente mit durchsuchbarem und bearbeitbarem Text, um Informationen einfacher als je zuvor abzurufen.

PaperCut für Coworking-Bereiche ist einfach sinnvoll. Sie müssen sich weniger Gedanken über das Drucken machen und haben mehr Zeit zum Arbeiten.

Erfahren Sie hier mehr über PaperCut MF.

Blog geschrieben von
Jess Graves: PaperCut Software