Sorgen Sie mit den Druckern Ihrer Schule für die Sicherheit von Lehrern und Schülern
Sorgen Sie mit den Druckern Ihrer Schule für die Sicherheit von Lehrern und Schülern
Sicherheit war für Schulen schon immer wichtig. Dazu gehören Themen wie Datensicherheit (die wir hier ausführlicher behandelt haben), aber auch das körperliche Wohlbefinden von Schülern, Lehrern und Mitarbeitern.
Da COVID größtenteils hinter uns liegt, müssen wir über das Drucken nachdenken und darüber, wie es mit der öffentlichen Gesundheit zusammenhängt. Schließlich ist das Drucken einer der letzten physischen Kontaktpunkte in einer digitalen Welt. Wir brauchen es immer noch und wir müssen es immer noch sicher tun.
Beim Drucken gibt es drei Schwerpunktbereiche zum Schutz Ihrer Schule:
Berührungsloses Drucken
Staus am Drucker vermeiden
Einfache Aktivierung für den Druck von zu Hause
Egal wo Sie sind und wo Sie arbeiten, Systemadministratoren benötigen Tools, um Sicherheitsmaßnahmen schnell und flexibel umzusetzen, je nach den individuellen Anforderungen ihrer Schule.
PaperCut-Funktionen wie Find-Me -Druck und Tools wie PaperCut Mobility Print erfüllen alle drei dieser Sicherheitsanforderungen. Aber sehen wir uns noch ein paar andere Dinge an, die Sie tun können, um die Druckumgebung Ihrer Schule sicherer zu machen.
Die Risiken der Drucksicherheit verstehen
Die beiden größten Risiken beim Drucken in Schulen sind Datenlecks und die Übertragung von Keimen am MFD. Beides stellt ein Risiko für Schüler und Mitarbeiter dar und erfordert leicht unterschiedliche Lösungen. Wenn Ihre Schule einen 3D-Drucker hat, besteht möglicherweise auch die Gefahr von Verbrennungen, Emissionen und ultrafeinen Partikeln. ( 3D-Druck ist eine ganz eigene, auf Harz basierende Büchse der Pandora.)
Wichtig ist, zu erkennen, dass Druckräume und Multifunktionsgeräte in Schulen Risiken bergen können. Der Trick besteht darin, die Risiken vorherzusehen und Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
Implementierung sicherer Druckpraktiken in Schulen
IT-Sicherheit ist in Schulen ein ziemlicher Standard und wir gehen davon aus, dass Sie bereits ein IT-Team haben, das den Netzwerkzugriff überwacht. Aber vernachlässigen Sie Ihre Druckumgebung nicht, insbesondere wenn Sie Cloud-Druck über das Internet verwenden. Dies ist ein offensichtlicher Angriffsvektor für Hacker und eine häufige Schwachstelle in Schulsystemen, insbesondere bei Hunderten von Benutzern, verschiedenen Geräten überall herumfliegen und Schülern, die von zu Hause über ihren WLAN-Router drucken.
Hier sind einige Tipps zur Umsetzung sicherer Druckpraktiken in Schulen:
1. Implementieren Sie Zugriffskontrollen. Zunächst müssen Sie den Druckzugriff einschränken, indem Sie Benutzerauthentifizierungssysteme implementieren. Am besten bei jedem Schritt – bei der Erstellung eines Druckauftrags und bei der Druckfreigabe. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Studenten und Mitarbeiter auf Druckressourcen zugreifen können.
2. Bringen Sie die Grundlagen bei. Das macht in einer Schule Sinn, oder? Eine Druckumgebung ist immer nur so sicher wie ihre Benutzer. Stellen Sie also sicher, dass alle Schüler und Mitarbeiter in sicheren Druckpraktiken geschult sind. Dazu gehören Datensicherheit und physische Sicherheit. Erstellen Sie Poster für Ihren Druckraum mit einfachen Stichpunkten, denen die Schüler folgen können.
3. Verwenden Sie Druckkontingente. Dies ist aus mehreren Gründen (nicht zuletzt wegen der Kosten!) ein guter Ratschlag, aber es ist auch eine praktische Sicherheitsmaßnahme. Druckkontingente helfen, übermäßiges Drucken zu verhindern, was das Risiko verringert, dass vertrauliche Informationen am MFD unbeaufsichtigt bleiben. Sie können auch Studenten und Mitarbeiter dazu anleiten, unnötige Druckaufträge zu minimieren.
4. Denken Sie digital. Es ist eine gute Idee, die Verwendung digitaler Dokumente zu fördern, wo immer Sie können. Dies könnte bedeuten, in einige digitale Tools für die Zusammenarbeit zu investieren, wie Slack oder Google Classroom. Manchmal ist Drucken notwendig, aber für alles andere können Sie wahrscheinlich einfach eine App verwenden.
Verbesserung der Drucksicherheit durch Druckverwaltungssoftware
Wie trägt Druckverwaltungssoftware zur Drucksicherheit bei? Auf verschiedene Weise. Bei Druckverwaltungssoftware geht es darum, die Kontrolle über Ihren Druckworkflow zu erlangen. Und je mehr Kontrolle Sie haben, desto mehr können Sie die Risiken des Schuldrucks verringern – sowohl des digitalen als auch des physischen.
So kann das Druckmanagement das Drucken in der Schule sicherer machen:
1. Berührungslose Druckfreigabe. In einer Welt nach COVID ist die berührungslose, sichere Druckfreigabe wichtiger denn je. MFD-Touchpads sind ein riesiger Vektor für die Übertragung von Keimen – denken Sie nur daran, wie viele Finger sie täglich berühren – also lassen Sie uns einen besseren Weg finden. Mit Druckverwaltungssoftware können Sie Aufträge sicher per Magnetkarte, mobiler Druckfreigabe oder Schnellfreigabeterminals freigeben. Viel sauberer.
2. Vermeiden Sie Staus am MFD. Mit Druckverwaltungssoftware wie PaperCut können Sie eine Lastverteilung implementieren, um Ihre Druckaufträge zu verteilen. Dies verhindert, dass Druckaufträge ein einzelnes Gerät verstopfen oder sich Gruppen um dasselbe MFD versammeln. Die Lastverteilung des Druckers kann entweder manuell erfolgen, indem jeder Benutzer einen freien Drucker auswählt, oder automatisch über Find-Me Printing .
3. Drucken Sie von zu Hause aus, wenn möglich. Sie können PaperCut Pocket oder PaperCut Hive verwenden, um das Drucken am Arbeitsplatz UND zu Hause zu verfolgen. Die Einrichtung ist einfach und erfordert lediglich die mobile App, um Ausdrucke für zu Hause freizugeben.
Die Drucksicherheit in Schulen ist keine statische Angelegenheit. Sie sollte sich an die Bedürfnisse der Organisation und die neuesten Trends in der Drucktechnologie anpassen. Daher ist es gut, sich eine kontinuierliche Evaluierung anzugewöhnen. Jährliche Prüfungen sind gut, aber vierteljährliche oder monatliche Kontrollen sind noch besser. Weitere Informationen zur Druckprüfung finden Sie hier , aber im Wesentlichen sollten Sie Folgendes überprüfen: Wie viel Ihre Benutzer drucken, ob sie effizient drucken, wie viel es Sie kostet und was (falls überhaupt) Sie tun können, um Ihre Druckumgebung sicherer zu machen. Kontaktieren Sie uns noch heute!