Drucken an Universitäten: Sicheres Drucken in einer BYOD-Landschaft

Das Drucken an Universitäten bringt seine Herausforderungen mit sich. Wenn Sie schon einmal ein Campus-Drucknetzwerk verwaltet haben, wissen Sie, wovon wir sprechen. Sicherheitsprobleme. Vielfältige Benutzergruppen. Außer Kontrolle geratenes Drucken aus der Cloud. Saisonbedingte Serverbelastung. Über einen riesigen Campus verteilte Legacy-Drucker.

Aus diesem Grund erfreuen sich Druckverwaltungsplattformen und die Funktion „Bring Your Own Device“ (BYOD), mit der Studierende und Mitarbeiter ihre eigenen Laptops, Tablets und Telefone für den Anschluss an Drucker verwenden können, bei den IT-Teams von Universitäten so großer Beliebtheit: Sie entwirren das Chaos der Drucksicherheit auf dem Campus.

Stellen Sie ein Cloud-basiertes Druckmanagementsystem bereit

Beginnen Sie mit den Grundlagen, einem Cloud-basierten Druckmanagementsystem. Damit erhalten Systemadministratoren eine zentrale Kontrolle über das gesamte Netzwerk, einschließlich aller BYOD-Geräte. Ein Dashboard, ein zentraler Datenpunkt, vollständige Remote- und Hybriddruckfunktionen.

Wir haben bereits (viel) über das Drucken aus der Cloud geschrieben, aber beim Drucken an Universitäten fallen zwei Dinge auf.

Zunächst möchten Sie die Authentifizierung über Ihre vorhandenen Verzeichnisdienste aktivieren. (entweder AD, LDAP oder Azure AD, abhängig von Ihrer vorhandenen Infrastruktur und Ihren Betriebssystemen). Zweitens können Sie Dienste wie Find-Me-Druck konfigurieren , sodass Benutzer ihre Aufträge an eine einzige Druckwarteschlange senden können, unabhängig davon, ob sie sich auf dem Campus befinden oder nicht, und sie vom nächstgelegenen Drucker aus freigeben können.

Integration mit Universitätsverzeichnisdiensten zur Authentifizierung

Wir haben dies oben bereits angesprochen, aber es ist der Goldstandard für die Drucksicherheit auf dem Campus. Die Verzeichnisintegration stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf das Drucknetzwerk zugreifen können. Außerdem wird die Nutzung verfolgt, sodass Sie die Druckaktivität über Benutzer, Abteilungen und Geräte hinweg abbilden können (wo Druckkontingente ins Spiel kommen).

Verwenden Sie LDAP oder SSO zur Integration mit Systemen wie Microsoft Azure AD oder Google Workspace. Konfigurieren Sie Ihre Drucker so, dass eine Authentifizierung über Universitätsnachweise (z. B. Matrikelnummern, Passwörter oder Ausweise) erforderlich ist, und nutzen Sie Gruppenrichtlinien, um benutzerspezifische Berechtigungen wie Druckkontingente oder Zugriff auf Farbdruck zu definieren.

Richten Sie eine sichere WLAN- und VLAN-Segmentierung ein

Die beste Vorgehensweise für die Sicherheit auf dem Campus besteht normalerweise darin, den Druckverkehr in einem eigenen Netzwerk zu isolieren. Dadurch werden die Folgen eines möglichen Sicherheitsverstoßes begrenzt. Wie funktioniert das also in der Praxis?

Sie können damit beginnen, BYOD-Geräte über ein dediziertes Campus-WLAN-Netzwerk zu verbinden, egal ob sie Studenten, Lehrkräften oder Gästen gehören. Segmentieren Sie das Netzwerk selbst mithilfe separater VLANs, die jeweils einem bestimmten Datenverkehrstyp zugewiesen sind, z. B. Studentengeräten, Lehrkräften, Druckern und IoT-Geräten.

Dadurch werden Ihre Druckdienste vom allgemeinen Datenverkehr isoliert. Schließlich können Sie Firewalls und Zugriffskontrolllisten (ACLs) verwenden, um den Zugriff auf Druckserver einzuschränken, sodass diese nur von authentifizierten Geräten verwendet werden können. Auf diese Weise können Sie alle Datenschutzgesetze wie die DSGVO oder FERPA einhalten.

Aktivieren Sie mobiles Drucken mit sicheren Apps

Bei BYOD müssen Sie immer Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit in Einklang bringen. Mit mobilen Druck-Apps wie PaperCut Mobility Print , ermöglicht Benutzern den einfachen Zugriff auf das Drucknetzwerk, das Hochladen von Dokumenten und die schnelle Anpassung der Druckeinstellungen.

Kombinieren Sie dies mit einer sicheren Druckfreigabe , sodass nur autorisierte Benutzer Druckaufträge am MFD freigeben können. Außerdem verfügen Sie über ein benutzerfreundliches, durchgängig verschlüsseltes und zentral verwaltetes Remote-Drucksystem. Die Einbindung neuer Benutzer ist ganz einfach: Sie müssen lediglich ihre Universitätszugangsdaten angeben und sie dann die App auf ihrem BYOD-Gerät installieren lassen. Fertig!

Nutzen Sie die IoT-Technologie

In einer idealen Welt ist es am besten, Multifunktionsdrucker (MFDs) als IoT-Edge-Geräte zu betrachten , was bedeutet, dass der Schwerpunkt auf Endpunktschutz und Echtzeitüberwachung liegt. Mit neuen Druckermodellen können Sie IoT-fähige Kartenleser verwenden wie RFID oder NFC zur Authentifizierung von Studenten- und Mitarbeiterausweisen.

Diese können über Druckverwaltungs-Apps wie PaperCut zur kontaktlosen Authentifizierung integriert werden. Es gibt sogar zunehmend die Möglichkeit biometrischer Scanner, wenn hochsicherer Druck erforderlich ist.

Und schließlich sollten Sie sich mit IoT-gestützter Echtzeitüberwachung befassen, die eine großartige proaktive Sicherheitsmaßnahme darstellt. Drucker können mit IoT-Sensoren ausgestattet werden, um Nutzungsmuster zu überwachen und ungewöhnliche Druckaktivitäten zu erkennen. Kombinieren Sie dies mit automatisierten Fehlerberichten , und Sie können auftretende Probleme schnell erkennen.

Diese Art der proaktiven Bedrohungserkennung ist von entscheidender Bedeutung. Mit dem IoT verbundene Drucker übermitteln kontinuierlich Betriebs- und Sicherheitsdaten an zentrale Überwachungssysteme. Dann werden in Echtzeit Warnmeldungen ausgelöst, sodass Ihre Systemadministratoren sofort Maßnahmen ergreifen können. Sie müssen die Sicherung von IoT-Endpunkten berücksichtigen, um das Risiko eines unbefugten Zugriffs oder einer Gerätemanipulation zu verringern.

Bleiben Sie konform

Welchen Datenschutz- und Privatsphärengesetzen Sie unterliegen, hängt von der Region ab, in der Sie tätig sind. Die meisten Regulierungssysteme haben jedoch einige Dinge gemeinsam: sichere Verarbeitung personenbezogener Daten, sichere Speicherung und sichere Übertragung.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU schreibt Universitäten beispielsweise vor, sehr sorgfältig mit Dingen wie Studentenakten, Fakultätsinformationen und Forschungsdaten umzugehen. Und wenn Sie auf Tausenden von BYOD-Geräten auf dem gesamten Campus drucken, ist es nicht immer einfach, die Vorschriften einzuhalten.

Aus diesem Grund ist eine BYOD-freundliche Druckverwaltungssoftware so wichtig. Sie macht Schluss mit der Frage, ob Sie gesetzliche Vorschriften einhalten müssen.

Benutzerauthentifizierung : BYOD-Drucklösungen erzwingen eine sichere Benutzerauthentifizierung (normalerweise mit ID-Karten oder PIN-Codes), um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer vertrauliche Dokumente drucken können.

Datenverschlüsselung : Druckaufträge von BYOD-Geräten müssen während der Übertragung verschlüsselt werden, um ein Abfangen oder einen unbefugten Zugriff zu verhindern.

Prüfpfade : Umfassende Protokollierung und Berichterstattung der Druckaktivität bieten einen klaren Prüfpfad und weisen die Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung nach.

Aufbewahrungsrichtlinien : Durch das automatische Löschen abgeschlossener Druckaufträge vom Druckserver wird die Einhaltung der Grundsätze zur Datenminimierung gewährleistet.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

An Universitäten werden viele vertrauliche Druckdaten gedruckt – Noten, Aufgaben, Finanzdaten, Aufzeichnungen usw. –, sodass eine End-to-End-Verschlüsselung eine grundlegende Notwendigkeit ist, insbesondere wenn Sie die Datenkonformität mit Vorschriften wie der DSGVO wahren möchten. Druckaufträge sollten während der Übertragung und im Ruhezustand mit sicheren Protokollen wie HTTPS, IPPS oder SSL/TLS verschlüsselt werden, vorausgesetzt, sie sind mit Ihren eventuell vorhandenen Altgeräten kompatibel.

Weitere Informationen zur integrierten Verschlüsselung von PaperCut finden Sie hier . Generell und insbesondere in gemischten Umgebungen empfehlen wir jedoch, IPPS mit PaperCut Mobility Print einzusetzen.

Nutzen Sie Analysen

Druckanalysen sind die Superkraft Ihrer IT-Abteilung, insbesondere in komplexen BYOD-Umgebungen. Sie bieten Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über alles, von individuellen Benutzermustern bis hin zum abteilungsbezogenen Tonerverbrauch. Druckanalysetools können Kennzahlen wie die Anzahl der Druckaufträge auf dem gesamten Campus, die pro Benutzer oder Abteilung gedruckten Seiten, die Druckerauslastungsraten und die Art der gedruckten Dokumente (z. B. einseitig oder beidseitig) verfolgen.

Auf diese Weise kann die IT-Abteilung schnell erkennen, welche Drucker zu wenig (oder zu viel) genutzt werden, was zu einer besseren Lastverteilung und Umverteilung führt. Dasselbe gilt für Abteilungen mit hoher Auslastung, die möglicherweise die Durchsetzung von Druckkontingenten oder Richtlinien oder sogar Schulungen in Sachen Nachhaltigkeit und Abfallmanagement benötigen.

Indem Sie diese Ineffizienzen identifizieren – zu viel einseitiges Drucken, zu viel Farbdruck, zu viele nicht abgeholte Druckaufträge und das Drucken nicht unbedingt notwendiger Dinge – können Sie Geld sparen und Ihre Druckumgebung wesentlich nachhaltiger gestalten. .

Es ist rundum eine Win-Win-Situation.