So implementieren Sie Cloud Printing in Ihrem mittelständischen Unternehmen
So implementieren Sie Cloud Printing in Ihrem mittelständischen Unternehmen
Cloud Printing muss wie jede andere Form der digitalen Transformation sorgfältig geplant werden, sonst tauscht man nur eine Form organisierten Chaos gegen eine andere. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das im Allgemeinen, drei Dinge sicherzustellen: Skalierbarkeit, Sicherheit und Integration in vorhandene Systeme. An diesen Punkten scheitern viele Cloud-Migrationsprojekte.
Und was meinen wir hier mit „mittel“? Nun, laut Gartner Als „mittelständisches Unternehmen“ gilt jedes Unternehmen mit einem Umsatz zwischen 50 und 1 Milliarde US-Dollar und/oder 100 bis 1.000 Mitarbeitern. Mit anderen Worten: Sie haben die Startphase hinter sich gelassen, aber noch nicht die Welt erobert. Kommt Ihnen das bekannt vor?
In diesem Artikel sehen wir uns einige Tipps zur Implementierung des Cloud-Druckens in Ihrem Unternehmen an.
1. Wählen Sie die richtige Cloud-Print-Lösung
Das Schwierige dabei ist, dass mittelgroße Unternehmen oft mit einer entmutigenden Mischung aus Vor-Ort- und Remote-Arbeit, einem potenziellen Multi-Cloud-Setup sowie mehreren Betriebssystemen und Altgeräten konfrontiert sind. Ja, ein bisschen ein Albtraum. Der erste Schritt zum Cloud-Drucken besteht also darin, den richtigen Cloud-Druckanbieter auszuwählen. Sie benötigen eine geräteunabhängige Plattform, die mit einer Vielzahl von Geräten funktioniert und sich in Ihre vorhandene Infrastruktur integrieren lässt. Bonuspunkte, wenn es sich um eine Cloud-native Plattform handelt . Also gehen Sie raus und recherchieren Sie! Stellen Sie Fragen, holen Sie Angebote ein und finden Sie heraus, welche Funktionen für Ihr Unternehmen wichtig sind.
Einrichten einer robusten Benutzerauthentifizierung
Die Leute denken, die Cloud sei unsicher, aber das stimmt nicht wirklich. Sie ist nur dann unsicher, wenn man sie nicht sicher macht . Und wenn es um mittelgroße Unternehmen mit mehreren Büros und Remote-Mitarbeitern geht, die ein- und ausgehen, sollten Sie sich als Erstes um die Benutzerzugriffskontrollen kümmern. Jede Cloud-Print-Migration, die etwas taugt, erfordert robuste Authentifizierungsmethoden wie Single Sign-On. (SSO) über Active Directory oder Microsoft Azure AD. Wir empfehlen außerdem einen starken Multifaktor-Ansatz mit einer Kombination aus Magnetkarten , Passwörter, biometrische Logins und PIN-Codes.
Einrichten rollenbasierter Zugriffskontrollen (RBAC)
Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie Ihre kritische Druckinfrastruktur in die Cloud verlagern, müssen Ihre Systemadministratoren unbedingt verwalten, wer was drucken darf. Hier kommen rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) ins Spiel. Die beste Vorgehensweise für Cloud-Druck besteht darin, Berechtigungen basierend auf der Rolle oder Abteilung des Benutzers festzulegen. Beispielsweise benötigen Marketingmitarbeiter möglicherweise Farbdruck, die Finanzabteilung jedoch wahrscheinlich nicht. Legen Sie also einfach die entsprechenden Berechtigungen mithilfe Ihrer Druckverwaltungssoftware fest. Sie können den Zugriff auch auf bestimmte MFDs und Geräte beschränken, was zur Wahrung der Dokumentensicherheit beiträgt. Es ist nicht notwendig, dass das ganze Unternehmen Zugriff auf die Drucker hat, mit denen die Gehaltsabrechnung abgewickelt wird, oder?
Planen Sie eine skalierbare Druckbereitstellung
Wachstum ist natürlich eine gute Sache, kann aber Ihre Druckumgebung belasten. Dies gilt insbesondere für mittelgroße Unternehmen, die immer nur wenige Wochen von einer Fusion oder Umstrukturierung entfernt sind. Deshalb ist es wichtig, eine Cloud-Print-Lösung zu wählen, die mit Ihrem Unternehmen skaliert werden kann. Achten Sie auf Folgendes: Wie einfach ist die Einarbeitung neuer Benutzer? Wie sieht es mit dem Hinzufügen oder Entfernen von Druckern aus? Verfügen Sie über einen nahtlosen BYOD-Installationsprozess? Können Sie die Cloud-Server ohne komplexe Infrastrukturänderungen skalieren? Wie sieht es mit Netzwerkgeschwindigkeiten und Leistungsproblemen aus? Einer der Vorteile von Cloud-Print ist die inhärente Skalierbarkeit, sodass die meisten Anbieter in dieser Hinsicht ziemlich gut sein sollten. Aber es ist dennoch etwas, das Sie im Hinterkopf behalten sollten.
Integration mit vorhandenem Mobile Device Management (MDM)
Remote- und Hybrid-Mitarbeiter benötigen einen sicheren Druckzugriff von ihren Mobilgeräten aus, was in einem großen Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und Hunderten von Mitarbeitern jedoch nicht immer einfach ist. Egal für welche Cloud-Print-Lösung Sie sich entscheiden, sie sollte sich in Ihre vorhandene MDM-Lösung integrieren lassen. Suchen Sie nach Plattformen, die es Administratoren ermöglichen, Druckrichtlinien direkt auf die Smartphones, Tablets und Laptops der Benutzer zu übertragen oder Druckertreiber von einem zentralen Standort aus bereitzustellen. Dies gewährleistet sichere und konsistente Druckzugriffskontrollen auf allen Geräten, selbst wenn sich die Mitarbeiter außerhalb des Büronetzwerks befinden.
Optimieren Sie Ihre Kosten mit Print Analytics
Es ist toll, den Mitarbeitern das Drucken zu erleichtern, aber Sie wissen, was das zur Folge hat, oder? Mehr Drucken. Das ist ein zweischneidiges Schwert. Einerseits ist es toll, Ihre Cloud-Print-Umgebung läuft reibungslos und die Mitarbeiter sind begeistert. Andererseits neigen die Cloud-Print-Kosten dazu, außer Kontrolle zu geraten, zumindest wenn sie nicht überwacht werden. Wie immer kommt hier Ihre Druckverwaltungslösung ins Spiel. Stellen Sie sicher, dass Sie Live-Druckanalysen durchführen, um die Nutzung abteilungsübergreifend zu verfolgen, Druckkontingente festzulegen und das Druckverhalten zu optimieren (automatischer Duplexdruck ist ein guter Anfang). Führen Sie regelmäßig Berichte aus, um die Leistung Ihres Systems im Laufe der Zeit zu verfolgen – und halten Sie diese Kosten unter Kontrolle.