Umfassendes Cloud-natives Druckmanagement für Unternehmen

Cloud-Druckverwaltung für Remote-Arbeitsumgebungen nutzen

Remote-Arbeit bedeutet, dass wir von überall aus arbeiten können. Doch lange Zeit, selbst mit der Einführung von WLAN zu Hause und sicheren Cloud-basierten Netzwerken, musste man zum Drucken eines physischen Dokuments normalerweise an einem echten Drucker stehen.

Das war ein Ärgernis. Nicht nur für die Leute, die pendeln mussten, um zu drucken, sondern auch aus Sicht der Geschäftseffizienz. Es gab keine zentrale, einfache Möglichkeit, Druckermobilität und Remote-Druck zu verwalten, keine Möglichkeit, Treiber und Sicherheitsupdates schnell in einem großen Netzwerk bereitzustellen, keine Möglichkeit, die BYOD-Zusammenarbeit zu handhaben oder alte Druckserver abzuschaffen.

Nun, diese Zeiten sind offiziell vorbei. Cloud-Druckverwaltung und Lösungen für die Fernarbeit haben die Art und Weise, wie Unternehmen mit Dokumenten – und Menschen – umgehen, grundlegend verändert. Diese Technologie ist auf dem Vormarsch. Heute führen 70 % der Unternehmen mehr als die Hälfte ihres Workflows über die Cloud durch, und bis 2025 wird die Nutzung von Cloud-Druck voraussichtlich 55 % erreichen.

Sehen wir uns also die Cloud-Druckverwaltung an und wie Sie sie zur Beschleunigung Ihrer Organisation nutzen können.

Die Print-Mobilität ist da

Jahrelang war die mobile Drucklösung das fehlende Puzzleteil für die Remote-Arbeit. Mitarbeiter mussten immer noch mit physischen Dokumenten arbeiten und es gab keine einfache oder sichere Möglichkeit, Aufträge remote zu protokollieren, insbesondere nicht auf BYO-Geräten. Das hat sich jetzt geändert. In einer Welt nach COVID sind Remote-Arbeitsplattformen alltäglich und Unternehmen suchen nach Technologien, mit denen Benutzer alles tun können, was sie auch vor Ort tun können – einschließlich Drucken.

Vorteile der Cloud-Druckverwaltung für die Remote-Arbeit

Bei Lösungen für die Fernarbeit geht es vor allem um zwei Dinge: Flexibilität und Sicherheit. Wenn Sie diese Dinge richtig machen, ergibt sich alles andere von selbst. Glücklicherweise ermöglicht die Cloud-Druckverwaltung sowohl sicheres Drucken als auch Flexibilität im Büro. So erhalten Sie das Beste aus beiden Welten.

Drucken Sie von überall aus . Wenn Sie über eine Internetverbindung und einen kompatiblen Drucker verfügen, steht Ihnen die Welt offen. Das ist das Schöne am Cloud-Druck. Verschiedene Organisationen können ihre Dokumente jetzt von zu Hause, von Coworking-Spaces oder von jedem beliebigen Ort mit Internetzugang aus drucken. Dies gibt Unternehmen ein enormes Maß an Flexibilität.

Geräteunabhängig . Die Cloud-Druckverwaltung ist normalerweise geräteunabhängig (und wenn nicht, suchen Sie sich einen neuen Anbieter). Das heißt, sie funktioniert mit praktisch jedem Gerät, einschließlich Mobiltelefonen, Tablets, Laptops und Desktops. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung.

Schluss mit dem VPN . Herkömmliche Drucksysteme hatten zwar einige Remote-Funktionen, basierten jedoch normalerweise auf umständlichen virtuellen privaten Netzwerken (VPNs). Für das Drucken in der Cloud ist kein VPN erforderlich, was den gesamten Vorgang für Remote-Mitarbeiter vereinfacht.

Integration mit Cloud-Speicher . Cloud-Druck lässt sich außerdem nahtlos in Cloud-Speicherdienste wie Google Drive, Dropbox und Microsoft OneDrive integrieren. Remote-Mitarbeiter können jetzt auf ihre Dokumente zugreifen, sie prüfen und drucken, ohne die Cloud jemals verlassen zu müssen. Keine lokalen Dateiübertragungen mehr!

Zentralisiertes Druckmanagement . Beim Cloud-Druckmanagement geht es darum, die Kontrolle zu zentralisieren. Richtig eingesetzt, haben Ihre IT-Manager einen Ort, an dem sie Trends, Druckernutzung, Verbrauchsmaterialstände, Druckerdaten, Zugriffskontrollen und Geräteeinstellungen verfolgen können. Dies wiederum reduziert die Belastung der IT. Immer eine gute Sache.

Sicherheit. Wenn Sie „Cloud-Drucken“ hören, denken Sie vielleicht zuerst an „Sicherheitsrisiko“. Das stimmt aber nur, wenn es schlecht implementiert ist. Cloudbasiertes Druckmanagement wie PaperCut verfügt über eine End-to-End-WebRTC-Verschlüsselung , sodass Ihre Druckmetadaten sicher und geschützt sind.

Herausforderungen beim Remote-Drucken

Das Drucken aus der Ferne hat eine neue Ära der Arbeit eingeläutet, bringt aber auch gewisse Nachteile mit sich. Diese sind nicht unbedingt ein Ausschlusskriterium und die meisten davon können mit den richtigen Systemen gemildert werden. Trotzdem sind sie erwähnenswert:

Internetabhängigkeit . Daran führt kein Weg vorbei. Das Internet ist die größte Stärke des Cloud-Drucks und zugleich seine Achillesferse. Wenn das Internet ausfällt, ist auch Ihre Remote-Druckfunktion nicht mehr verfügbar.

Sicherheitsbedenken . Die Übertragung vertraulicher Druckaufträge über die Cloud ist eine ernste Angelegenheit. Aus diesem Grund verwenden die meisten Cloud-Druckverwaltungslösungen eine Kombination aus End-to-End-Verschlüsselung, Benutzerauthentifizierung, sicherer Druckfreigabe und biometrischen Anmeldeinformationen.

Datenschutz und Compliance . Wenn Sie in einer regulierten Branche wie dem Gesundheits- oder Finanzwesen arbeiten, gelten wahrscheinlich strenge Gesetze für die Nutzung der Cloud. Unternehmen müssen sich dieser Dinge bewusst sein und Cloud-Print-Lösungen wählen, die allen relevanten Gesetzen entsprechen .

Schulung der Benutzer . Die Migration einer großen Organisation in die Cloud ist immer eine Herausforderung, insbesondere wenn die Mitarbeiter schon lange Zeit mit Altsystemen arbeiten. Beim Drucken ist das nicht anders. Die meisten Leute sind sich einig, dass Cloud-basierte Lösungen insgesamt einfacher sind, aber Sie müssen wahrscheinlich etwas Zeit und Energie in die Schulung investieren, um ein reibungsloses Upgrade zu ermöglichen.

Passen Sie Ihre Einstellungen an

Einer der echten Vorteile einer robusten Cloud-Druckverwaltungslösung besteht darin, dass Sie die Druckeinstellungen einzelner Benutzer anpassen können. Mit anderen Worten: Ihre IT-Manager haben eine vollständige, detaillierte Kontrolle. Den Benutzern können je nach den Anforderungen der Organisation Drucklimits, Druckbudgets oder unterschiedliche Sicherheitsfreigabestufen zugewiesen werden.

Remote-Arbeit und Produktivität

Ahh, der faule, undisziplinierte Elefant im Raum. Egal wie viele Studien (und es gibt viele ) zeigen, dass Remote-Arbeit die Produktivität der Mitarbeiter steigert, 85 % der Unternehmensleiter glauben das Gegenteil. Es scheint ein unüberbrückbarer Unterschied zu sein, der überbrückt werden muss, wenn Remote-/Hybrid-Arbeit eine Überlebenschance haben soll.

Zunächst einmal ist anzumerken, dass Remote-Drucken die Produktivität der Mitarbeiter definitiv steigert , schon allein, weil die Mitarbeiter nun mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können. Ein weiterer Grund, den Sprung in die Cloud zu wagen. Kontaktieren Sie uns noch heute !